Kako uvesti nove zaposlenike u posao?

Sjećate li se svog prvog radnog dana u salonu?

Vjerojatno imate puno uspomena na to vrijeme, pa između ostalog imate i neke ideje i o tome što je vaš poslodavac mogao učiniti bolje kako bi vam olakšao prilagodbu na novo radno mjesto.

Sada kad vodite vlastiti salon, proces uvođenja i orijentacije novog zaposlenika (onboarding) u vašim je rukama.

Taj je proces važno ispravno provesti jer će o njemu ovisiti njihov budući uspjeh.

Kako bismo vam pomogli da ga učinite što jednostavnijim i učinkovitijim, sastavili smo listu od šest koraka koje bi trebao uključivati taj proces, te ih potkrijepili nekim primjerima iz prakse.

Budete li se pridržavali ovih preporuka, vaši novi zaposlenici bit će zadovoljni, a zadovoljni zaposlenici znače i sretne klijente.

Zato, pogledajmo kako možete usavršiti proces uvođenja novih zaposlenika u posao.

Na vrijeme prikupite potrebne dokumente

Uz samu edukaciju, velik dio procesa uvođenja novog zaposlenika u posao uključuje i prikupljanje dokumenata nužnih za rad.

Prikupite svu potrebnu dokumentaciju prije nego što započnete s treningom, kako biste vrijeme predviđeno za uvođenje zaposlenika u posao mogli učinkovitije iskoristiti.

Dakle, nakon što odlučite kojeg kandidata želite zaposliti, morate obaviti određene pripreme u očekivanju njihovog prvog radnog dana.

Cilj je da novi zaposlenik svoje prve trenutke na novom radnom mjestu provede učeći, a ne ispunjavajući papirologiju.

Dobro organizirani voditelj salona zato će unaprijed prikupiti dokumente i na vrijeme ih poslati novom zaposleniku, kako bi stigao popuniti prije nego što počne raditi.

Imajte na umu da se potrebni dokumenti razlikuju od zemlje do zemlje, tako da ćete morati provjeriti propise koji vrijede na vašem području.

Ipak, neki će dokumenti biti potrebni svakom zaposleniku u industriji ljepote, neovisno o tome gdje se nalazi.

Na ilustraciji niže donosimo kratki pregled svih dokumenata koji će vaš novi kozmetičar morati ispuniti ili potpisati.

Izvor: Zoyya

Najprije se trebate pobrinuti da je s pravne strane sve riješeno.

To znači da na vrijeme morate potpisati ugovor o radu i nabaviti podatke o bankovnom računu vašeg zaposlenika.

Ovisno o dužnostima koje podrazumijeva njegovo radno mjesto, vaš će zaposlenik možda morati predati i određene certifikate, potvrde o završenoj edukaciji ili dozvole za rad.

Izvor: Instagram

I na kraju, možda ćete htjeti da vaš novi zaposlenik potpiše i neke interne dokumente.

Primjerice, možete zahtijevati od svojih zaposlenika da se obvežu čuvati poslovnu tajnu ako želite zaštititi ne samo tajne zanata već i privatnost svojih klijenata.

Uz to, dobro je zabilježiti pate li vaši kozmetičari od alergija ili preosjetljivosti na neke proizvode kojima će se morati služiti u radu.

Na primjer, ako je vaša nova zaposlenica alergična na lateks, morate o tome biti obaviješteni kako biste mogli nabaviti rukavice od nekog drugog materijala.

Osmislite hodogram obučavanja

Uvođenje novih zaposlenika u posao bit će jednostavno i učinkovito ako ga unaprijed dobro isplanirate.

Zato, osmislite program obučavanja koji ćete moći prilagoditi za potrebe budućih zaposlenika.

Način na koji uvedete nove kolege u posao oblikovat će njihov dojam o radnom mjestu pa je važno da ispravno provedete edukaciju, jer vam to može pomoći zadržati 25% više zaposlenika nego inače.

Zato je važno da ih obučite na jedan strukturiran način.

Izvor: Zoyya

Vaš bi program edukacije trebao pokriti:

• Tehničke vještine, vezane uz vrstu tretmana koje vaš salon pruža
• Meke vještine, primjerice komunikaciju s klijentima
• Poslovne vještine, kao što je upravljanje novcem I informacijama

Pronašli smo jedan primjer hodograma edukacije u salonu koji vam može poslužiti kao inspiracija.

Dashing Diva je franšiza kozmetičkih salona i salona za nokte s podružnicama po cijelome svijetu, koja nudi obuku u trajanju od 13 tjedana.

Prva tri tjedna uključuju predavanja o higijeni i poslovnoj filozofiji tvrtke, nakon čega slijedi dva tjedna treninga o radu s klijentima.

Ostatak edukacije obuhvaća dvomjesečnu praksu u kombinaciji s tjednim ocjenama učinka.

Ovaj je zadnji dio ključan.

Dok obučavate nove zaposlenike, morate se redovito sastajati s njima i davati im povratne informacije o njihovom radu i rezultatima, kako biste ih ispravno usmjerili prema uspjehu.

Vrlo je važno ne preopteretiti u startu nove zaposlenike, čak i ako oni sami misle da su spremni na veću količinu obaveza.

Tu lekciju možemo naučiti iz primjera Brittany Moline, vlasnice salona Brittany’s Spa.

Molina je zaposlila dvoje novih zaposlenika koji su precijenili svoje mogućnosti.

Inzistirali su na preuzimanju previše odgovornosti prebrzo i zbog toga nisu dugo izdržali na svojim radnim mjestima.

Poučena ovim iskustvom, Molina danas inzistira na tome da njezini zaposlenici prođu trening u trajanju od 3 do 12 mjeseci prije nego što počnu samostalno obavljati dužnosti u salonu.

Vaš program obuke ne mora trajati baš toliko dugo, ali je svejedno važno da stavite zaposleniku na raspolaganje dovoljno vremena da nauči kako stvari funkcioniraju.

Uključite nove zaposlenike u tim

Ono što se o poslu može naučiti iz priručnika relativno je ograničeno.

Da bi vaši novi zaposlenici dobili uvid u to kako stvari u salonu zaista funkcioniraju učinite ih dijelom tima tako što ćete im dodijeliti mentora.

Osim što posjeduju potrebno stručno znanje, vaši kozmetičari znaju i koje su uvriježene prakse u vašem salonu, od naručivanja materijala, rezerviranja i otkazivanja termina, kao i održavanja higijene radne stanice.

Sve to trebaju naučiti i novi zaposlenici.

Umjesto da ih voditelj poslovnice uvodi u posao, dobro je novim zaposlenicima odrediti mentora među kolegama.

Mentori su ti koji će ih pretvoriti u prave stručnjake.

Izvor: hairstyle-news

Na taj način omogućujete novim zaposlenicima da vide kako se teorija pretvara u praksu, a mentor ili mentorica uputit će ih i u nepisana pravila i kulturu rada u vašem salonu.

Evo zašto je mentorski sustav koristan:

• Novi zaposlenici se osjećaju ugodnije
• Mentor objašnjava kontekst za pravila
• Poboljšava se produktivnost
• Raste zadovoljstvo zaposlenika

Sav trud koji uložite u uključivanje novog zaposlenika u tim tijekom orijentacije isplatit će vam se kroz bolje rezultate koje će u budućnosti vaši zaposlenici postizati.

Izvor: Zoyya

Kao što je pokazalo istraživanje TINYPulsea, dobri odnosi s kolegama i međusobno ohrabrivanje puno su značajniji motivator nego novac i materijalne povlastice.

Najbolji način da uspostavite dobre odnose s u kolektivu jest da ih počnete njegovati već u fazi orijentacije.

Dakle, čim se nova osoba pridruži vašem timu, dajte sve od sebe da se osjeća prihvaćeno od samog početka.

Usmjeravajte ih prema uspjehu od prvog dana

Ako želite da vaši kozmetičari uspješno svladavaju radne procese u vašem salonu, morate ih podupirati i usmjeravati prema uspjehu.

Za početak, pomozite im tako što ćete im urediti radnu postaju, dati im upute o sigurnosti i higijeni, te pripremiti paket dobrodošlice.

Kao što smo već više puta naglasili, dobra priprema je najvažnija.

Koliko god netko bio stručan, svaki početak na novom poslu stresan. Da biste olakšali prilagodbu novim zaposlenicima, morate za njih pripremiti sve potrebno.

Za početak, uredite za njih radnu stanicu.

Najprije se pobrinite da je sa stanice uklonjeno sve što je pripadalo prethodnom zaposleniku koji ju je koristio, kako bi novi korisnik imao osjećaj novog početka.

Zatim se pobrinite da je radna stanica uredna i da na njoj ništa ne nedostaje.

Izvor: Facebook

Kao što vidite, radna je stanica uredna i pregledna, a sva je potrebna oprema na dohvat ruke—radnik se može usredotočiti na zadatak koji je pred njim i dati sve od sebe, te ne mora misliti na spremanje.

Također, pobrinite se da svi zaposleni imaju pristup potrebnim priručnicima.

Primjerice, pošaljite im upute o održavanju sigurnosti i higijenekako bi ih oni mogli proučiti prije nego što počnu raditi, te pripremite za njih paket dobrodošlice.

Također, svakako im dodijelite poslovnu email adresu i postavite račun na softveru za naručivanje.

Izvor: Zoyya

Postoje i drugi načini da poduprete svoje zaposlenike i tako potaknete osjećaj zajedništva.

Ako inače osnažujete svoj brend promotivnim proizvodima, mogli biste svom novom zaposleniku pokloniti nešto slično.

Paket dobrodošlice trebao bi uključivati praktične predmete koji će dobro doći vašim zaposlenicima, kao što su radna odjeća, majice, balzami za usne, boce vode ili kemijske olovke.

Redovito na sastancima pružajte povratne informacije

Edukacija bez povratnih informacija (feedback) neće doprinijeti profesionalnom razvoju vaših zaposlenika.

Zato je važno često održavati sastanke na kojima ćete sa svojim timom dosadašnjim rezultatima i odrediti buduće ciljeve.

Redovni sastanci ključni su dio učinkovitog vođenja tima.

Bilo da na njima razgovarate o trenutnoj situaciji u salonu ili da planirate budućnost, svakako u to uključite i najnovije zaposlenike.

Ako im ispravno pristupite, tjedni ili mjesečni sastanci mogu postati nešto čemu će se vaši zaposlenici veseliti.

Izvor: Instagram

Redoviti sastanci s cijelim timom ključni su za uspjeh vašeg tima, ali individualni sastanci na kojima ćete pojedinim članovima tima dati povratnu informaciju o njihovom radu još su važniji.

Na njima možete pohvaliti zaposlenika za ono što rade dobro, ali i ukazati im na područja na kojima im treba poboljšanje.

Čak i ako vaš zaposlenik ili zaposlenica trenutno ne radi dobro, ne morate se odmah brinuti. Svatko će od njih biti zahvalan na prilici da se poboljša čim mu se ukaže na problem.

Dapače, 92% zaposlenih drži da kritike izrečene na ispravan način pomažu kod popravljanja učinka.

To nas dovodi do drugog savjeta o tome kako pružiti konstruktivnu kritiku.

Ako kritizirate nečiji rad, morate biti precizni. Objasnite svom zaposleniku ili zaposlenici što točno treba poboljšati.

Evo što pod time mislimo.

Kad nekome kažete da treba “poboljšati higijenu”, toj osobi možda neće biti jasno što želite reći.

Međutim, ako joj kažete da treba uvijek dezinficirati radnu stanicu čim mušterija ode, odmah može primijeniti vaš savjet.

Da bi članovi vašeg tima mogli doprinijeti poboljšanju kvalitete usluge u vašem salonu, morate im dati jasne smjernice.

Na taj način moći ćete lakše pratiti njihov napredak te im pomoći da razviju svoje vještine.

Predstavite nove zaposlenike klijentima

Kad ste sigurni da ste našli pravu osobu za svoj tim, vrijeme je da ih predstavite klijentima.

To će dodatno potaknuti osjećaj pripadnosti kod vašeg zaposlenika, a vaši klijenti će vidjeti da ulažete u razvoj svog salona.

Industrija ljepote ovisi o klijentima.

Cijeli vaš tim u direktnom je kontaktu s klijentima, pa se oni moraju ugodno osjećati s njima.

Ako vaši klijenti znaju koga mogu očekivati kad dođu u vaš salon, bit će opušteniji, pa je zato važno da im predstavite nove članove svog tima.

Naravno, bilo bi teško izvedivo predstaviti ih svakom klijentu ponaosob, no za to služe vaša internetska stranica, te Instagram i Facebook profile.

Izvor: Facebook

Društvene mreže ne moraju se koristiti samo za upravljanje ugledom salona i rješavanje pritužbi klijenata.

Pomoću njih možete klijentima najaviti proširenje svog tima.

Tako je ovaj centar putem Facebooka predstavio svoju fizioterapeutkinju.

Izvor: Facebook

Uz ime i prezime, kad predstavljate klijentima novog zaposlenika ili zaposlenicu, dobro je navesti pojedinosti o njihovom profesionalnom iskustvu, tako da klijenti vide kako će doprinijeti radu salona.

Dobro je da novi član ili članica tima objasni koje će poslove obavljati u salonu te napiše nekoliko riječi o sebi i onome što voli. Tako će se približiti klijentima.

Također, mušterije rijetko rezerviraju tretmane bez da prethodno provjere što mogu očekivati, pa bi bilo dobro da primjerima pokažete kako vaš novi član tima radi.

Tako pokazujete mušterijama da mogu očekivati visoku razinu usluge.

Zbog toga je osim informacija o novoj zaposlenici ili zaposleniku, dobro objaviti i slike njihovog rada.

Izvor: Facebook

Kad klijenti vide što vaša nova zaposlenica može i zna, bit će spremniji rezervirati termin kod nje premda je još ne poznaju.

Ipak, imajte na umu da javno predstavljanje novog zaposlenika treba biti zadnji korak u procesu uvođenja u posao.

Morate biti sigurni da će ta osoba ostati u vašoj tvrtki prije nego što javno objavite da se priključila timu.

Usprkos tome, dobro je dati svima do znanja da novi član tima odsad predstavlja vašu tvrtku jer to na njih djeluje motivirajuće i potiče osjećaj pripadnosti.

Zaključak

Ako želite zadržati svoje zaposlenike, morate početi s dobrim procesom uvođenja u posao, koji je rezultat pažljive pripreme.

Prije nego što vaš novi član tima počne raditi za vas, razradite proces obuke na koji se možete osloniti.

Potom pratite kako vaš novi zaposlenik radi i strateški mu pružajte povratne informacije.

Nemojte zanemariti ni društveni aspekt dolaska na novo radno mjesto: ako želite da se vaši novi zaposlenici uklope u tim, dobro je uvesti sustav mentoriranja.

Završite proces tako što ćete predstaviti novog zaposlenika klijentima na društvenim mrežama.

Ako su uspješno savladali process edukacije i uvođenja u posao, zaslužuju da im odate priznanje.